Numa economia competitiva o controle de custos é extremamente necessário, CONTA EXATA possibilita o grupamento, controle e acompanhamento individualizado por àrea de segmentos.
Por exemplo, pode-se acompanhar resultados por departamento, região, projeto, obra, ou de um cliente isoladamente atrvés dos Centros de Responsabilidades.
Em geral, o estabelecimento dos "Centros de Responsabilidades" tem como principal critério, os aspectos relativos as responsabilidades administrativas, com base em reunião de tarefas de características similares.
A divisão das tarefas de uma organização em responsabilidades administrativas contribui potencialmente e de várias formas para uma administração eficaz.
Através dos "Centros de Responsabilidades" pode-se acompanhar, controlar e quantificar esta divisão de tarefas, e perguntas como "Estou indo bem ou mal ?" ou "Que problemas devo resolver ?" , podem ser facilmente respondidas, na medida que os relatórios por "Centros de Responsabilidades" auxiliam os administradores a concentrarem-se nos problemas, imperfeições, ineficiências e oportunidades operacionais.
Quando não houver a exigência de controle segmentado por produto, projeto, obra ou similar, em geral uma boa forma para definir Centros de Responsabilidades é moldá-los de acordo com o organograma da empresa, pois este inclui os diversos níveis de responsabilidades de cada atividade a quem delegou-se autoridade para tomada de decisões.
Os Centros de Responsabilidades se encaixam perfeitamente nesta idéia, pois podem quantificar através do acompanhamento individualizado de Receitas e/ou Despesas, as ações e atos de cada Gerente/Supervisor no exercício de suas responsabilidades pertinentes.
Por exemplo, digamos que você estabeleceu a seguinte estrutura nos códigos dos Centros de Responsabilidades :
X . XX . XX
___ ___ ___
| | |
| | |--------- Departamento
| | 10 = Usinagem
| | 11 = Fundição
| | 12 = Almoxarifado
| | 13 = Laboratório
| | 20 = Contabilidade
| | 21 = Tesouraria
| |
| |-------------- Filial
| 10 = Rio de Janeiro
| 20 = São Paulo
| 30 = Belo Horizonte
|
|-------------------- Divisão
1 = Divisão de Bombas
2 = Divisão de Máquinas
3 = Divisão Administrativa/Financeira
Por exemplo, se você deseja emitir um relatório, que contenha todos os custos da Usinagem da Divisão Bombas independente da Filial, você deve pedir :
1 . ?? . 10
Onde, 1 é a Divisão Bombas, ?? é qualquer (todas) Filial e 10 é o Departamento ou atividade Usinagem.
Por exemplo, se você deseja emitir um relatório que inclua todos os custos com o Departamento/Atividade Fundição, independente da Filial e Divisão, você deve pedir :
? . ?? . 11
Onde, ? é qualquer (todas) Divisão, ?? é qualquer (todas) Filial e 11 é o Departamento/Atividade Fundição.
Outro ponto importante em relação aos Centros de Responsabilidades, é que estes não estão restritos somente às Contas de Resultados, você poder usá-los em qualquer Conta, ampliando a sua capacidade gerencial não somente em controles de Centros de Custos e Centros de lucros, como também em Centros de Investimentos.
Um Centro de Custos é um segmento em que só se acumulariam Custos/Despesas, por exemplo o setor de tesouraria, Depto de Pessoal etc.
Um Centro de Lucros é um segmentos em que se acumulariam Receitas e Despesas, um Centro de Investimentos vai mais adiante, seu sucesso é medido não só por suas receitas/despesas, como também pelo relacionamento destas receitas/despesas com o capital investido.
Isto quer dizer que o conceito de Centros de Responsabilidades é somente uma definição mais ampla (ou genérica) de Centros de Custos, Centros de Lucros e Centros de Responsabilidades.
Saindo um pouco da teoria, um Centro de Custos somente utilizaria contas de Despesas, um Centro de Lucros utilizaria contas de Receitas e de Despesas e um Centro de Investimentos usaria contas de Receitas/Despesas como também Contas de Caixa, Bancos, Contas a Receber/Pagar, Investimentos e todas as demais Contas.
CONTA EXATA, somente aceitará um Plano de Centros de Responsabilidades estruturado em níveis, muito embora, você possa configurar um mínimo de 2 (dois) níveis, lembre-se que são possíveis até 5 (cinco) níveis.
Os Centros de Responsabilidades no CONTA EXATA, são de uso inteiramente opcional, ou seja, você poderá escolher quais Contas serão ou não acopladas, independente do grupo de Contas a que estas Contas estejam subordinadas, ou se preferir, não usá-los em nenhuma Conta.